O postupech, které je nutné dodržovat při kontrole, zda byly zahraniční veřejné listiny ověřeny správně, pojednává tento článek – tyto postupy se týkají nejenom bank, ale také všech ostatních subjektů, kteří potřebují „pracovat“ se zahraničními veřejnými listinami.

Dokumenty zasílané nebo předkládané ze zahraničí do ČR jako listiny veřejné (např. písemnosti vyhotovené nebo ověřené notáři, soudní nebo jiná rozhodnutí nebo ověření příslušnými orgány cizích států) dosvědčují určité skutečnosti. Aby tyto dokumenty neztratily svou důkazní moc, kterou mají v zemi svého původu a aby tedy mohly být akceptovány jako veřejné listiny i v ČR, musí být řádně ověřeny (pokud ČR nemá se státem vyhovení listiny dohodu, na jejímž základě není vyžadováno žádné ověření).

Ověření existuje buď ve formě superlegalizace nebo ve formě apostilní doložky - použití příslušné formy ověření závisí na konkrétní úpravě mezinárodně právních vztahů mezi ČR a dalšími státy.

Pokud je v České republice v rámci obchodního styku předložena veřejná listina ze zahraničí za účelem prokázání nějaké skutečnosti, je vždy nutno postupovat následujícím způsobem.

Přehled států, s nimiž máme uzavřenu dohodu o právní pomoci

Nejprve je nutné ověřit, zda listina pochází ze státu, se kterým má Česká republika uzavřenu dohodu o právní pomoci. Na základě takových úmluv je možné listiny, které byly vydány nebo ověřeny příslušným orgánem dané cizí země, použít v ČR bez jakéhokoli dalšího ověření.

Listina nepochází ze státu, s nímž má Česká republika uzavřenu dohodu o právní pomoci

Pokud listina nepochází ze státu, se kterým má Česká republika uzavřenu dohodu o právní pomoci, je nutné zjistit, zda stát původu předkládaného dokumentu je nebo není signatářem haagské „Úmluvy o zrušení požadavku ověřování zahraničních veřejných listin“ z roku 1961, která vstoupila v platnost pro Českou republiku dnem 16.března 1999 a která je publikována v částce 17 Sbírky zákonů z roku 1999 v rámci Sdělení Ministerstva zahraničních věcí ČR č. 45/1999 (dále jen „úmluva“).

Text této úmluvy je také uveden (v anglickém jazyce) na www.hch.net, v části „conventions“ jako Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.

Úmluva o zrušení požadavku ověřování zahraničních veřejných listin

Tato Úmluva ruší požadavek diplomatického nebo konzulárního ověřování cizích veřejných listin (tzv. superlegalizaci).

Za veřejnou listinu se podle Úmluvy považují následující listiny, které byly vydané na území jednoho ze signatářů Úmluvy a ze států, které se Úmluvou řídí (dále jen „smluvních států“), a které jsou předkládané na území jiného smluvního státu:

• listiny vydané soudním orgánem státu (i státním zástupcem, vyšším soudním úředníkem nebo soudním vykonavatelem),
• listiny vydané správními orgány,
• notářské listiny,
• úřední potvrzení, kterými jsou opatřeny listiny podepsané soukromou osobou (např. úřední potvrzení o registraci listiny nebo úřední nebo notářské ověření pravosti podpisu).

Jediný formální úkon, který může být požadován mezi smluvními státy za účelem potvrzení pravosti podpisu, potvrzení oprávněnosti osoby dokument podepsat nebo potvrzení pravosti pečetě a/nebo razítka, kterým je listina opatřena, je připojení doložky, nazývané Apostille neboli „apostilní doložka“, kterou vystaví příslušný úřad státu, ve kterém byla listina vydána. Doložkou bude opatřena listina samotná, resp. bude uvedena v příloze listiny. Tato doložka může být vyhotovena v úředním jazyce úřadu, který ji vydává.

Přehled úřadů, oprávněných vydávat apostilní doložky je uveden na internetové adrese www.hcch.net, v části „authorities“. Tyto „oprávněné úřady“ jsou stanoveny každým členským státem „Úmluvy“ samostatně. Text na uvedené internetové adrese není v českém jazyce.

Listina nepochází ze smluvního státu „Úmluvy“

Pokud listina nepochází ze smluvního státu Úmluvy, je nutné požadovat tzv. vyšší ověření listin neboli superlegalizaci.

Vyšší ověření neboli superlegalizace znamená, že předkládaná listina bude opatřena ověřením některého úřadu, příp. i více úřadů v dané zemi a v poslední řadě českým zastupitelským úřadem v dané zemi nebo působícím pro několik zemí, příp. pro určitý region. Zastupitelský úřad ČR neověřuje, zda např. daná firma v zemi existuje, ale že orgány, které listinu ověřily, v dané zemi skutečně působí.